Les clés d'un événement hybride réussi
ÉVÉNEMENTS DIGITAUX & HYBRIDES
Nos méthodes de travail et de communication ont dû s’adapter et évoluer au cours de ces derniers mois.
L’incertitude que nous avons tous sur ce début d’année 2021 nous oblige à réfléchir aux différentes solutions que proposent les nouvelles technologies afin de communiquer, échanger, partager et fédérer ses équipes en interne mais également avec le monde extérieur.
Cette page vous permettra sans doute de vous informer sur les différentes solutions qui s’offrent à vous pour l’organisation et la gestion de vos prochains événements.
Les événements digitaux et hybrides prennent de plus en plus de place et deviennent incontournables. Ils resteront, dans certains cas, un très bon outil de communication.
Voici un avant-goût des différentes solutions ainsi que quelques lieux & prestations proposant des solutions pour ce type d’événement. Nous mettons régulièrement à jour sur notre plateforme les lieux et prestataires pouvant vous aider pour la réalisation de votre projet.
Une cellule spéciale « DIGITALE & HYBRIDE » a été créée en interne pour vous aider si vous le souhaitez.
Les différentes solutions : 100% DIGITAL ou DIGITAL & HYBRIDE
Pendant la période de confinement, l’événement 100% DIGITAL qui réunit sur une plateforme virtuelle des intervenants et des participants, tous en distanciel, a beaucoup été utilisée.
Ce système simple a permis de passer ce premier confinement mais avec un résultat loin d’être parfait et sans avoir un vrai outil de communication.
Le mode DIGITAL & HYBRIDE est, à ce jour, la solution qui remplit toutes les exigences de respect des normes sanitaires et de distanciation dû à la COVID 19 mais également un super outil de communication pour vos événements de type conventions, vœux, séminaires, réunions force de vente, lancements de produits… avec une flexibilité et un résultat qui pourrait même rendre jaloux les présentations en présentiel. Ce format offre un choix de présentation, d’échange, d’interaction presque sans limite avec des chartes graphiques extraordinaires grâce, entre autre, à la 3D.
L’événement Hybride permet de réunir les intervenants sur un ou plusieurs plateaux, de faire du multiplex, de lancer des vidéos, des présentations, de créer des décors, de présenter de nouveaux produits… le tout filmé et retransmis en direct auprès d’un public connecté.
Les différents outils permettent également l’interaction entre les participants, de créer un Chat, de lancer des votes, de proposer aux participants de donner leur avis mais également de passer un moment récréatif ou de faire un team-building (plus de 30 solutions sont référencées sur notre site).
Tous ces éléments bien orchestrés feront de votre événement un temps fort, digne des plus belles émissions télévisuelles. Il deviendra ainsi plus captivant et donnera une dynamique incomparable aux événements organisés via les systèmes de visio classique que nous connaissons tous.
LES SOLUTIONS TECHNIQUES – LES QUESTIONS À SE POSER
Avez-vous tous vos intervenants dans le même « STUDIO » ou système MULTIPLEX ?
Souhaitez-vous que les participants puissent communiquer en chat ?
Avez-vous besoin d’un outil de vote ?
Souhaitez-vous faire se rencontrer vos participants dans des salles virtuelles ?
Une langue commune ou un besoin de traduction en live (c’est possible en multi-langue) ?
Les informations et supports à communiquer ?
Le nombre d’intervenants ?
Pour toutes ces raisons, l’aide d’un professionnel qualifié est obligatoire pour la réussite de votre événement digital, la prise du son, les captations vidéo, la régie technique et éventuellement la création d’un site « web-event » et sont des éléments-clés dans la réussite.
LE LIEU : OÙ FAIRE CET ÉVÉNEMENT ?
Nous avons lancé une grande campagne afin de vous proposer des lieux qui se sont équipés d’un studio pour les événements hybrides. Nous recensons actuellement tous les jours de nouveaux lieux pouvant vous accueillir sur toute la France. Il est également possible d’organiser votre événement hybride chez vous, dans vos locaux. Un prestataire technique viendra, dans ce cas, installer le studio chez vous (attention de respecter la règlementation sanitaire en terme de surface d’accueil…).
LA BONNE DURÉE – UN TIMING À BIEN PENSER
Ce type d’événement a des avantages mais aussi des dangers à prendre en considération. Votre présentation doit rester attractive, dynamique et fluide et donner en permanence envie. En effet, vous pouvez perdre plus vite votre auditoire (fatigue oculaire, interférence extérieure…). Essayez d’organiser des interventions qui ne soient pas trop longues (45 minutes est une bonne moyenne sur un sujet) et prévoir, dans certains cas, un « présentateur » (facilitateur/animateur/modérateur) qui permettra de faire les liens, de rebondir, présenter les différents intervenants, les vidéos…
SITE WEB-EVENT SÉCURISÉ
En fonction de vos besoins, il peut être intéressant de créer un site internet sécurisé qui sera dédié à votre ou vos journées, il sera votre lien avec tous les participants, votre moyen de communication pour présenter le programme, les intervenants…
LE NO-SHOW ET LE REPLAY
Il peut être intéressant dans certains cas de prévoir l’enregistrement de votre événement afin de pouvoir ensuite le partager soit en interne, soit sur les réseaux sociaux…
L’AUDIENCE
Là où habituellement vous vous retrouvez sur un événement en présentiel à 200 personnes, la digitalisation a un atout formidable. En effet, certes avec une réécriture, vous pouvez basculer sur un événement où vous allez pouvoir repenser votre audience et permettre aux organigrammes de s’aplatir. C’est l’occasion de rassembler tous les collaborateurs dans le monde pour un même rendez-vous.
EN CONCLUSION
Organiser un événement hybride est un métier. Certains lieux proposent un package avec la technique. Quel que soit le format et le lieu, notre équipe est à votre disposition pour vous aider dans vos recherches.
Vous retrouverez sur notre site tout un espace sur les lieux pouvant accueillir ce type d’événement (il s’enrichit tous les jours).
Les Animations et Team-building en distanciel
Nous espérons que cet article vous aura aidé à vous projeter sur le format de vos prochains événements.